برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، همه آنچه باید بدانید!
برنامه ریزی و کنترل پروژه
به نظر شما چه تفاوتی بین یک پروژه پرهزینه و دیرهنگام و پروژه‌ای که به‌موقع و با بودجه‌ی منطقی تحویل میشود وجود دارد؟
در بسیاری از مواقع جوابی که میتوان برای این سوال پیدا کرد، مربوط به برنامه ریزی و کنترل پروژه است که در روند درست و منطقی خود انجام شده است.
برنامه ریزی و کنترل پروژه میتواند مشکلات را از سر راه رسیدن به هدف نهایی بردارد و همه چیز را درست و به‌موقع جلو ببرد. علی‌رغم همه‌ی تلاش‌ها و اهدافی که برای یک پروژه در نظر گرفته میشود، گاهی ممکن است بسیاری از سازمان و پروژه‌ها با شکست مواجه شوند. عواملی مثل داده های غلط، داده های کم، برآوردهای ناقص و بسیاری دیگر ممکن است در اصول کنترل پروژه اختلال ایجاد کنند.
برنامه ریزی و کنترل پروژه، فرآیندهایی برای جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها است که برای نگه‌داشتن برنامه‌ها در مسیر درست رسیدن به اهداف نهایی استفاده میشود و دو مرحله بسیار مهم از پنج مرحله چرخه عمر مدیریت پروژه طبق استاندارد PMBOK است که بیشترین فرآیند های مدیریت پروژه را در خود جای می دهند.
ارتباط بین برنامه ریزی و کنترل پروژه
وسعت برنامه ریزی و کنترل پروژه در تمامی ۱۰ حوزه دانشی مدیریت پروژه میباشد و برای درک بهتر این دو مرحله، لازم است هر کدام به صورت مستقل تعریف گردد.
برنامه ریزی و کنترل پروژه همانگونه که از اسم آن پیداست شامل دو بخش می گردد ، بخش اول برنامه ریزی است که در طی آن مجموعه پیش بینی های لازم برای تحقق اهداف پروژه صورت میگردد. این پیش بینی ها و برنامه ها شامل محدوده، زمان، هزینه، کیفیت، منابع، ارتباطات، ریسک، تدارکات، ذینفعان و یکپارچگی می باشد.
بخش دوم کنترل پروژه است که در طول آن اقدامات لازم در جهت کنترل و مقایسه شرایط موجود با آنچه در برنامه پیش بینی شده است، صورت میگیرد.
هنگامی که پیشنهادی (پروپوزال) را ارائه می‌دهید، کنترل کننده پروژه باید از همان ابتدای پروژه درگیر شود. همانطور که مرحله برنامه‌ریزی یک پروژه را شروع میکنید، کنترل پروژه به شما در برنامه‌ریزی هزینه و برنامه ریزی برای زمانبندی پروژه کمک می‌کند. وقتی پروژه چرخه عمر خود را طی می‌کند، تیم کنترل پروژه در جنبه‌های مختلف پروژه حضور دارد.
ورودی های سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟
قراردادها
هر پروژه ای با عقد قراردادهایی فی مابین کارفرما و پیمانکار آغاز شده و ادامه می یابد. در قراردادها یک برنامه زمان بندی کلی، برای انجام پروژه وجود دارد که در آن مدت زمان انجام فعالیتهای کلان و نیز ترتیب و توالی مورد نیاز انجام آن، در پروژه مشخص شده است. تاریخ شروع و خاتمه و مبلغ پروژه از جمله موارد بسیار مهم و اصلی است که جزو لاینفک آن خواهد بود. از اطلاعات موجود در قراردادها می توان برای تعیین اوزان فیزیکی و ریالی نیز استفاده نمود.
مستندات پروژه
مستندات پروژه های قبلی و همین پروژه یکی دیگر از مهمترین ورودی های سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه می باشد. بنابراین بجای صرف زمان و انرژی برای کسب نتیجه ای که دیگران در گذشته به آن دست یافته اند، بهتر است با بررسی و مطالعه اسناد و تجربیات پروژه های قبلی اجرا شده ، در زمان و هزینه خود صرفه جویی نموده، سرعت و راندمان کار خود را بالا ببریم.
اگر شما پروژه ای را قبلأ برنامه ریزی کرده باشید، مسلمأ زمان کمتری را برای برنامه ریزی پروژه جدیدتان که شبیه آن است نیاز خواهید داشت. همچنین این تجربه باعث افزایش صحت شما نیز خواهد گردید. بطور مثال برای برآورد مدت زمان مورد نیاز برای اجرای فعالیت ها می توانیم از جداول اطلاعاتی مربوط به راندمان اکیپ های کاری که قبلأ جمع آوری کرده ایم استفاده کنیم.
گزارشات پروژه
در طول اجرای پروژه، بر اساس گزارشاتی که دریافت میگردد میتوان کنترل پروژه را انجام داد. این گزارش ها که بصورت دوره ای تهیه می شود، می توانند شامل پیشرفت فعالیت ها، کارکرد نیروی انسانی و ماشین آلات، میزان مصرف مواد و مصالح، موانع و مشکلات و … باشند.
مشخصه های منابع
یکی دیگر از ورودی های مهم سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه، مشخصه های منابع، شامل راندمان کاری و نرخ آنها می باشد. منظور از راندمان کاری همان توان منابع در انجام کار و منظور از نرخ، هزینه انجام کار توسط منابع می باشد. بطور مثال راندمان کاری و نرخ یک ساعت بیل مکانیکی به ما خواهد گفت که این ماشین می تواند در مدت یک ساعت 20 متر مکعب خاک برداری را با راندمان 100% با هزینه A ریال انجام دهد. حال به هر میزان که راندمان آن کاهش یابد توان خاک برداری آن نیز کاهش خواهد یافت، اما هزینه آن می تواند ثابت بماند. اطلاعات مربوط به راندمان کاری بسته به عواملی چون شرایط محیطی و فیزیکی می تواند تغییر کند.
برنامه ریزی و کنترل پروژه در ایران
در حال حاضر دانش مدیریت پروژه، نقش مهمی را در توسعه کشورها ایفا می کند. پروژه های عمرانی مانند احداث ساختمان های مسکونی، اداری، تجاری، سد سازی، نفت، گاز و پتروشیمی از جمله این موارد بشمار میروند. در همین راستا دانش برنامه ریزی و کنترل پروژه کاربرد وسیعی را در فضای کسب و کار در ایران به خود اختصاص داده است به شکلی که بسیاری از فارغ التحصیلان رشته های مهندسی عمران، صنایع و مدیریت در این زمینه مشغول به کار شده اند. حتی مدیریت پروژه های نرم افزاری نیز، مستلزم بکارگیری دانش مدیریت پروژه است.
چه فاصله ای بین آموخته ها در دانشگاه و واقعیت در پروژه ها وجود دارد؟
از آنجایی که مبدأ دانش مدیریت پروژه از کشورهای پیشرفته و توسعه یافته است، بزرگترین مشکل، فاصله بین مفاهیم، مباحث و مهارتهای مطرح شده در مراکز آموزش عالی با شرایط واقعی کاری در پروژه های کشور است. به طور مثال نرم افزارهایی ماننده مایکروسافت پراجکت و پریماورا بر اساس شرایط و استاندارهای کاری حاکم در کشورهایی مانند آمریکا یا اروپا طراحی و عرضه شده اند. بنابراین زمانی که یک فارغ التحصیل دانشگاهی وارد پروژه ای میشود ، باید از ترفندها و روشهای جانبی برای استفاده از امکانات و قابلیت های نرم افزارهای اشاره شده و تطبیق آن با شرایط واقعی حاکم بر پروژه ها در ایران استفاده نماید.
نمونه هایی از این موارد می تواند چک های مدت دار در پرداخت هزینه ها، عدم سازگاری ساختار واحدهای حسابداری – مالی با اصول تعریف شده در واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه، قراردادهای بسته شده و … باشد که هیچکدام از نرم افزارها به شکل مستقیم این امکان را نداشته و کارشناسان این واحد مجبورند براساس تجربه از روشهای جانبی برای بکارگیری از قابلیت های نرم افزاری و ارائه گزارشات استفاده نمایند.
تیم های برنامه ریزی و کنترل پروژه
در پروژه های سه عاملی معمولأ سه تیم کنترل پروژه وجود دارد. هریک از تیم های مذکور وظایفی را بر عهده دارند که در ادامه با هریک از آنها آشنا خواهیم شد.
- کنترل پروژه پیمانکار
- کنترل پروژه مشاور
- کنترل پروژه کارفرما
کنترل پروژه پیمانکار
- تهیه برنامه زمانبندی پروژه
- بروز رسانی برنامه زمانبندی پروژه
- ارائه گزارشات روزانه
- جمع بندی گزارشات روزانه و محاسبه درصد های پیشرفت هفتگی
- درج درصد پیشرفت ها در نرم افزار و استخراج گزارشات هفتگی و ماهانه
- ارسال گزارشات به مشاور پروژه
کنترل پروژه مشاور
- بررسی برنامه زمان بندی پیمانکار و رفع نقص آن
- بررسی ، اصلاح و تأئید گزارشات روزانه
- بررسی ، اصلاح و تائید درصد های پیشرفت فعالیت ها و کل پروژه
- بررسی و اصلاح گزارشات هفتگی و ماهانه و ارائه به کارفرما
کنترل پروژه کارفرما
- تهیه دستور العمل و سیاست های کلی برنامه های زمان بندی و سایر موارد مربوط به کنترل پروژه و ابلاغ آنها به تیم های کنترل پروژه مشاور و پیمانکار
- بررسی، تأئید و ابلاغ برنامه زمانبندی تهیه شده توسط پیمانکار و تأئید شده توسط مشاور
- دریافت گزارشات هفتگی و ماهانه از مشاور و ارائه به مدیران سازمان و تهیه گزارشات خلاصه مدیریتی
بطور کلی فرآیند انجام کار به این صورت است که پس از عقد قرارداد، طبق شرایط عمومی پیمان که منضم به قرارداد است پیمانکار ۱۰ الی ۱۵ روز فرصت دارد که برنامه زمانبندی تفصیلی را تهیه و برای بررسی و تائید ، به مشاور ارائه نماید. این برنامه، باید به تأئید مشاور و در مرحله بعد به تأئید کارفرما برسد تا کارفرما آن را بطور رسمی به مشاور و پیمانکار ابلاغ نماید. البته باید توجه داشت که این فرایند میتواند بسیار مورد نقد قرار بگیرد و به هیچ عنوان فرایند اجرایی قابل قبولی که منجر به نتایج صحیح گردد، نیست.
برنامه ریزی و کنترل پروژه برای چه کسانی مناسب است؟
کسی میتواند از برنامه‌ریزی و کنترل پروژه لذت برده و موفق باشد که دارای خصوصیات مهم زیر باشد:
علاقه‌مند به کارهای غیرتکراری، سازماندهی مسائل، مرتب کردن و ارزیابی کردن آن.
به طور کلی وقتی با یک مسئله پیچیده روبرو می‌شوید ناخودآگاه مسئله را به عواملش خرد میکنید، روابط بین آن عوامل را می‌سنجید، آن ها را کمی (عددی) و در نهایت با ترکیب دوباره این عوامل، مسئله را ساده و سازماندهی شده ارائه میکنید و در نهایت به دنبال گزینه هایی برای حل آن مسئله میگردید.
ممکن است اعتقاد داشته باشید که این فرایند حل مسئله، برای حل تمامی مشکلات در هر حوزه ایی لازم است، اما باید پذیرفت که حساسیت آن در همه حوزه ها یکسان نیست و در مورد برنامه ریزی و کنترل پروژه اینچنین است. به دلیل وجود زیاد چالش ها، تغییرات و احتمالات در کارهای پروژه ایی، نیازمند این می باشیم که افرادی با توانایی های خاص را در تیم خود داشته باشیم. بنابراین اگر چنین ویژگیهایی را در خود نمی بینید قطعا می‌توانید کاری دیگری را انتخاب کنید که کمتر نیاز به این خصوصیت‌ها داشته باشد و در عوض نیاز به ویژگی هایی داشته باشد که در شما قوی‌تر است.
دیدگاهتان را بنویسید
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.